Toner in Druckern erleichtern und verkürzen das Drucken, vor allem, wenn in Schwarz-Weiß gedruckt werden soll. In jeder Behörde wird den ganzen Tag mit Papieren und Akten gearbeitet und um diesen Wust an Druckarbeiten ausführen zu können, sind Toner besser, als Tintenpatronen. Laserdrucker arbeiten um ein Stück schneller als Tintenstrahldrucker; außerdem kann man mit einer Kartusche viel mehr Blätter drucken. Früher wurden vorgedruckte beziehungsweise kopierte Fragebogen und Formulare verwendet, die mit der Hand bearbeitet wurden. Heute wird einfach alles im Computer bearbeitet und dann in der gewünschten und benötigten Anzahl ausgedruckt. Die Menschen, die hier arbeiten, müssen also lange nicht mehr so viel selbst schreiben, wie noch vor einigen Jahren, als die Computer noch nicht so verbreitet waren. Die Umstellung auf die PCs hat jedoch auch zur Folge, dass bedeutend weniger Arbeitsplätze besetzt werden.
Egal, was bearbeitet werden muss, es sind in beinahe jeder Behörde mehrere Computer an einen Drucker mit Toner angeschlossen. Auch in Banken verfügt meist jeweils nur eine Abteilung über einen Drucker. Kommt nun im Passamt jemand, der einen neuen Ausweis braucht, muss dieser nicht nur Passfotos abgeben, sondern auch einen Antrag ausfüllen. Auch dieser Vorgang wird mittlerweile komplett mit dem Computer erledigt. Auf dem fertig ausgedruckten Antrag muss der Antragsteller dann noch unterschrieben. Mittlerweile wird auch die Unterschrift eingescannt, um sie dann auf dem Ausweis aufzudrucken, wie auch das Passfoto nicht mehr direkt eingeschweißt wird.
Für den Führerschein im Kartenformat muss auch ein Antrag gestellt werden. Hier wird ebenfalls ein Dokument ausgedruckt, nachdem der Inhaber der Fahrerlaubnis seine Angaben gemacht hat. Auch in der Führerscheinstelle ist in jedem Büro ein schneller Drucker mit einem Toner vorhanden. Das lästige Ausfüllen mit der Hand entfällt hier ebenso, wie auf dem Arbeitsamt, es sei denn, man füllt den ersten Arbeitslosengeld Antrag aus. Hier muss zuhause eine Menge an Unterlagen zusammen gesucht werden, und die einzelnen Angaben müssen akribisch genau gemacht werden.
Selbst die Quittungen, die man beim Bezahlen in Behörden bekommt, werden mit der Hilfe mancher Toner Kartusche erstellt. Früher wurden Abreißblocks verwendet, die mit der Hand ausgefüllt und gestempelt wurden. Heute wird gleich im Computer die Bezahlung verbucht, und der Laserdrucker spuckt die Quittung aus, die der Bezahler mit nach Hause bekommt. Die Drucker in Behörden stehen den ganzen Tag nicht still. Viele Briefe sind zu verschicken, ganz gleich, ob der Absender das Sozialamt ist, die Einwanderungsbehörde, das Einwohnermeldeamt oder ein anderes der vielen Ämter, die zur Verwaltung des täglichen Lebens nötig sind.